فرم ورود و خروج پرسنل

 فرم ورود و خروج پرسنل برای محاسبه اتوماتیک ساعت کار کارکنان به صورت دقیق، هوشمند و فرمول نویسی تهیه شده است

.با استفاده از فرم ورود و خروج پرسنل ساعت کار پرسنل می توانید تمامی آیتم های مرتبط با ساعت کار را محاسبه نمایید و از آن در محاسبات حقوق و دستمزد استفاده نمایید

 فرم ورود و خروج پرسنل دارای امکانات زیر است:

تعیین روزهای جمعه و پنجشنبه به عنوان روز تعطیل و یا هر یک از روزهای دلخواه به عنوان روز تعطیل

تعیین ساعت شروع کار برای هر روز به صورت مجزا،به عنوان مثال

میتوانید ساعت شروع کار را در روزهای مورد نظر تغییر دهید.

ویژگی های اکسل محاسبه ساعت کار پرسنل

تعیین ساعت خاتمه کار برای هر روز به صورت مجزا

محاسبه ساعت و دقیقه تعجیل در ورود.

محاسبات ساعت و دقیقه تعجیل در خروج

محاسبه ساعت اضافه کاری

محاسبات ساعت کسر کار

محاسبه کل ساعت کار کرد

محاسبات جمع ساعت کاری در طول ماه

فرم ورود و خروج پرسنل معمولاً شامل اطلاعات زیر است:

1. نام و نام خانوادگی پرسنل: نام نام خانوادگی پرسنل که برای شناسایی و ثبت حضور و غیاب استفاده می‌شود.
2. شماره پرسنلی: شماره منحصر به فردی که به هر پرسنل اختصاص داده می‌شود و برای شناسایی دقیق تر استفاده می‌شود.
3. تاریخ: تاریخ مربوط به روزی که پرسنل وارد یا خارج می‌شود.
4. زمان ورود: ساعت ورود پرسنل به محل کار.
5. زمان خروج: ساعتروج پرسنل از محل کار.
6. امضاء: فضایی برای امضای پرسنل به منظور تأیید ورود و خروج.

فرم ورود و خروج پرسنل معمولاً توسط پرسنل در ابتدای روز کاری پر می‌شود و در پایان روز به واحد مربوطه تحویل داده می‌شود. این فرم‌ها به عنوان یک ابزار مهم برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل، محاسبه حقوق و مزایا و همچنین بررسی تأخیرها و غیبت‌ها استفاده می‌شوند.  

مزایای استفاده از فرم ورود و خروج پرسنل مالیچی باش

محاسبه ساعت کار با اکسل، بسیاری از مزایا را دارد که در زیر به برخی از آن ها اشاره خواهیم کرد:

1- دسترسی آسان:

با استفاده از اکسل، می توانید به صورت آسان و سریع به ستون های زمان شروع و پایان کار دسترسی پیدا کنید و زمان کاری را با فرمول های مناسب محاسبه کنید.

2- دقت بالا:

اکسل به شما امکان می دهد تا زمان کاری را به صورت دقیق و با دقت بالا محاسبه کنید. همچنین، با استفاده از فرمت سلول های “زمان”، می توانید زمان کاری را به صورت قابل فهم و قابل خواندن نمایش دهید.

3- پیگیری آسان:

با محاسبه ساعت کاری با اکسل، می توانید به راحتی پیگیری کنید که چه کارکردهایی در یک روز یا هفته خاص انجام شده است و چقدر زمان برده اند.

4- بهبود بهره وری:

با داشتن گزارشاتی که محاسبه ساعت کاری را نمایش می دهند، می توانید خلاصه ای از فعالیت هایی که در یک دوره زمانی خاص انجام شده است، به دست آورید و نحوه بهره وری کارکنان و منابع را بهبود بخشید.

5- افزایش کارآیی:

با محاسبه ساعت کاری با اکسل، می توانید به راحتی مشکلاتی مانند اضافه کار، عدم حضور در محل کار و … را شناسایی کنید و در صورت نیاز، اقدامات لازم را برای افزایش کارآیی و بهره وری کاربران انجام دهید.

به طور کلی، محاسبه ساعت کار با اکسل یکی از روش های بهینه و ساده برای پیگیری و مدیریت زمان کاری می باشد و مزایای بسیاری را برای مدیران و کاربران فراهم می کند.

سایر مزایای استفاده از فرم ورود و خروج پرسنل ساعت کار پرسنل

6- پیش‌بینی نیازهای منابع:

با تحلیل گزارشات ساعت کاری، می‌توانید نیازهای منابع را برای دوره های بعدی پیش‌بینی کنید. بدین ترتیب می‌توانید منابع را بهتر تخصیص دهید و تأمین منابع را بهتر برنامه‌ریزی کنید.

7- افزایش دقت در پرداخت حقوق و دستمزد:

با استفاده از گزارشات ساعت کاری، می‌توانید دقیق‌تر و بدون خطا پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان را انجام دهید و از شکایات کارکنان در این زمینه جلوگیری کنید.

8- پایش سطح فعالیت‌ها:

با استفاده از گزارشات ساعت کاری می‌توانید پایش دقیقی بر روی فعالیت‌های مختلف انجام شده در یک دوره زمانی، انجام دهید و در صورت نیاز اقدامات لازم را برای بهبود عملکرد انجام دهید.

9- ایجاد شفافیت:

با تهیه گزارشات ساعت کاری، می‌توانید شفافیت بیشتری در مورد فعالیت‌های کارکنان و استفاده از منابع را ایجاد کنید و به کارکنان اطمینان دهید که فعالیت‌هایی که انجام می‌دهند، مورد پایش و ارزیابی قرار می‌گیرد.

10- افزایش کیفیت خدمات:

با دسترسی به گزارشات ساعت کاری، می‌توانید عملکرد کارکنان و کیفیت خدمات ارائه شده را مورد ارزیابی قرار داده و در صورت نیاز، به اقدامات لازم برای بهبود کیفیت خدمات اقدام کنید.

فرم ورود و خروج پرسنل یک فرم است که توسط سازمان‌ها و شرکت‌ها برای ثبت حضور و غیاب پرسنل استفاده می‌شود. این فرم به صورت روزانه توسط هر پرسنل پر می‌شود و در آن زمان ورود و خروج پرسنل به محل کار ثبت می‌شود.  

عناصر فرم ورود و خروج پرسنل

عناصر فرم ورود و خروج پرسنل ممکن است بسته به سازمان و سیستم مدیریت منابع انسانی (HRM) آنها متفاوت باشد. اما در بسیاری از سازمان‌ها، فرم ورود و خروج پرسنل شامل عناصر زیر است:

1. اطلاعات شخصی: شامل نام و نام خانوادگی، شماره پرسنلی، تاریخ تولد، جنسیت و اطلاعات تماس مانند آدرس، شماره تلفن و ایمیل.
2. اطلاعات شغلی: شامل عنوان شغلی، بخش یا واحد مربوطه، تاریخ شروع کار، ساعات کاری و وضعیت استخدامی (پاره‌وقت یا تمام وقت).
3. اطلاعات حقوق مزایا: شامل حقوق پایه، بیمه‌ها، مزایا، پاداش‌ها و هرگونه تسهیلات دیگری که به پرسنلرائه می‌شود.
4. اطلاعات بانکی: شامل شماره حساب بانکی و اطلاعات مربوط به واریز حقوق و دستمزد پرسنل.
5. اطلاعات مرتبط با مجوزها و مدارک: شاملطلاعات مرتبط با مجوزهای لازم برای انجام کار، مدارک تحصیلی و حرفه‌ای هرگونه گواهی‌های مورد نیاز.
6. امضا و تاریخ: فضاییرای امضای پرسنل و تاریخ ورود یا خروجنها.

7.طلاعات مربوط به ترک کار: در صورت خروج پرسنل، اطلاعات مربوط به تاریخ ترک کار، دلایل ترک کار و هرگونه رفتارهای خاص در زمان خروج.

8. امضای مدیر: فضایی برای امضای مدیر مستقیم پرسنل.

این عناصر معمولاً در فرم ورود و خروج پرسنل وجود دارند.

دقت و صحت در تکمیل فرم ورود و خروج پرسنل

دقت و صحت در تکمیل فرم ورود و خروج پرسنل اهمیت بسیاری دارد. در زیر تعدادی از اهمیت‌های آن را بررسی می‌کنیم:

1. رصد و نظارت: فرم ورود و خروج پرسنل به عنوان یک ابزار رصد و نظارت بر حضور و غیاب استفاده می‌شود. با دقت و صحت در تکمیل این فرم، می‌توان به طور دقیق حضور و غیاب پرسنل را رصد کرده و اطمینان حاصل کرد که همه پرسنل در زمان مناسب حاضر هستند.
2. پردازش حقوق و دستمزد: اطلاعات دقیق و صحیح در فرم ورود و خروج پرسنل برای پردازش حقوق و دستمزد ضروری است. با داشتن اطلاعات صحیح، می‌توان به درستی محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل و اجتناب از هرگونه خطا یا اشتباه در این محاسبات کمک کرد.
3. امنیت و حفاظت: فرم ورود و خروج پرسنلامل اطلاعات حساسی است مانند نام، شماره پرسنلی و ساعت ورود و خروج. با دقت و صحت در تکمیل این فرم، امنیت اطلاعات پرسنل تضمین می‌شود و جلوگیری از هرگونه سوء استفاده یا نقض حریم خصوصی انجام می‌شود.
4. ارتباطات سازمانی: فرمرود و خروج پرسنل به عنوان یک ابزار ارتباطی در سازمان عمل می‌کند. با داشتن اطلاعات دقیق صحیح،ی‌توان به طور موثر بارسنل وایر اعضای سازمان ارتباط برقراررد و هماهنگیازم را براینجام وظایف و پروژه‌ها ایجاد کرد.

به طور کلی، دقت و صحت درکمیل فرم ورود و خروج پرسنل از اهمیت بالایی برخوردار است و تأثیر مستقیمی بر رصد و نظارت، پردازش حقوق و دستمزد، امنیت و حفاظت، و ارتباطات سازمانی دارد.  

ساعت کار چیست؟

ساعت کار به مجموع ساعاتی گفته می‌شود که یک کارمند یا کارگر در یک دوره زمانی خاص (مانند یک هفته، ماه یا سال) در شرایط استاندارد و بر اساس قوانین کاری، به کار مشغول بوده است.

در برخی نظام‌های کاری، ساعت کار به صورت روزانه به‌عنوان مدت زمان حضور فیزیکی کارمند در محل کار تعریف می‌شود.

در برخی موارد، ساعت کار شامل عواملی مانند مرخصی، استراحت و ساعات اضافی نیز می‌شود.

ساعت کار به‌عنوان یک پارامتر مهم در محاسبه حقوق و مزایای کارمندان مورد استفاده قرار می‌گیرد و می‌تواند به عنوان یکی از مؤلفه‌های اصلی مدیریت منابع انسانی در شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد بررسی قرار گیرد.

کسر کار چیست؟

.کسر کار به معنای کاهش ساعات کاری یک کارمند در یک دوره زمانی خاص است

ساعت کار چیست؟

ساعت کار یکی از مهم‌ترین مسائلی است که در سازمان‌ها و شرکت‌ها بررسی می‌شود. ساعت کار به زمانی گفته می‌شود که کارمندان می‌توانند در محل کار حضور داشته باشند و وظایف خود را انجام دهند. بسته به نوع شغل و صنعت، ساعت کار متفاوت است.

ساعت کار چگونه تعیین می شود؟

در بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها، ساعت کار از ساعت ۹ صبح تا ۵ عصر به وقت محلی است. اما در برخی شرکت‌ها و سازمان‌ها مثل بیمارستان‌ها و هتل‌ها، نیاز به پوشش ۲۴ ساعته وجود دارد و کارمندان در نوبت‌های مختلف به کار می‌روند. در اکسل ساعت کار می توانید ساعت شروع و خاتمه کار را تعیین کنید.

نقش ساعت کار بر کارمندان چگونه است؟

ساعت کار به طور مستقیم بر حضور کارمندان در محل کار تأثیر می‌گذارد. همچنین، ساعت کار می‌تواند بر کیفیت کار و عملکرد کارمندان تأثیر بگذارد. سازمان‌ها معمولاً ساعت کار را بر اساس نیازهای خود تنظیم می‌کنند. برخی شرکت‌ها مثل گوگل، برای جلب استعدادهای با استعداد، ساعت کار آن‌ها را به صورت انعطاف‌پذیر تعیین می‌کنند. اما در عین حال، ساعت کار یک موضوع پیچیده است. در برخی شرکت‌ها، فشار کاری بسیار زیاد است و کارمندان ممکن است به دلیل ساعت کار طولانی، به سلامت خود آسیب ببینند. همچنین، ساعت کار بلند ممکن است باعث کاهش تمرکز و توجه کارمندان شود و در نتیجه، کارآیی آن‌ها کاهش یابد. در مقابل، در برخی شرکت‌ها، ساعت کار کوتاه‌تری دارند و به کارمندان اجازه می‌دهند در زمان‌های دیگر به مسائل شخصی خود بپردازند. این سبب می‌شود که کارمندان بهتر و با انگیزه‌تر به کار خود بپردازند. در نهایت، ساعت کار یکی از عوامل موفقیت واردات هر سازمان است. تنظیم ساعت کار مناسب می‌تواند باعث بهبود کیفیت کار و رضایت کارمندان شود. همچنین، ساعت کار مناسب می‌تواند باعث جلب و نگه‌داشت استعدادهای خلاق و با استعداد شود.

فرمول محاسبه ساعت کار در اکسل

فرمول محاسبه ساعت کار در اکسل بستگی به نوع داده‌هایی که شما دارید و نحوه ذخیره آن دارد. اما به طور کلی، فرض کنید که شما دارای یک ستون شروع کار (start time) و یک ستون پایان کار (end time) هستید. اگر فرمت تاریخ و زمان برای این دو ستون در نظر گرفته شده باشد، می‌توانید از فرمول زیر استفاده کنید: “` =IF(B2>A2, B2-A2, 1+A2-B2)*24 “` در این فرمول، A2 مقدار تاریخ و زمان شروع کار و B2 مقدار تاریخ و زمان پایان کار است. فرمول بالا ابتدا بررسی می‌کند که آیا تاریخ و زمان پایان کار بیشتر از تاریخ و زمان شروع کار است یا خیر؟ اگر بله، آنگاه فرمول مقدار تفاوت این دو را به دست می‌آورد و آن را در ۲۴ ضرب می‌کند تا به عدد ساعت تبدیل شود. اگر خیر، فرمول به این معنی است که کار در دوره‌ای از روز بعد پایان یافته است، بنابراین فرمول ابتدا مقدار (۱-شروع) را با پایان جمع می‌کند و سپس نتیجه را در ۲۴ ضرب می‌کند. در غیر این صورت، اگر داده ها به صورت متنی درج شده باشند، لازم است ابتدا داده ها را به فرمت تاریخ و زمان تبدیل کنید. برای این کار، می‌توانید از توابعی مانند TEXT، DATEVALUE و TIMEVALUE استفاده کنید. سپس می‌توانید از فرمول بالا برای محاسبه ساعت کار استفاده کنید.

فرمول محاسبه ساعت اضافه کار در اکسل

فرمول محاسبه ساعات اضافه کار در اکسل بستگی به نوع داده‌هایی که شما دارید و نحوه ذخیره آن دارد. اما به طور کلی، فرض کنید که شما دارای یک ستون شروع کار (start time) و یک ستون پایان کار (end time) هستید. در اینجا، فرض می‌شود که ساعت کار روزانه ۸ ساعت است و هرگونه کاری که بیشتر از ۸ ساعت طول بکشد به عنوان اضافه کار در نظر گرفته می‌شود. برای این منظور، می‌توانید از فرمول زیر استفاده کنید: “` =IF(B2-A2>8/24,B2-A2-8/24,””) “` در این فرمول، A2 مقدار تاریخ و زمان شروع کار و B2 مقدار تاریخ و زمان پایان کار است. فرمول ابتدا بررسی می‌کند که آیا مدت زمان کار بیشتر از ۸ ساعت است یا خیر؟ اگر بله، فرمول مقدار تفاوت این دو را به دست می‌آورد و از ۸/۲۴ که معادل ۸ ساعت به صورت شمسی در روز است، کم می‌کند تا به مقدار ساعات اضافه کار برسد. در غیر این صورت، فرمول خروجی خالی را نمایش می‌دهد. لازم به ذکر است که برای استفاده از این فرمول، باید مطمئن شوید که داده های تاریخ و زمان به فرمت مناسب (مثلاً “dd/mm/yyyy hh:mm:ss”) تبدیل شده باشند.

فرمتهای محاسبه ساعت کار در اکسل

در مایکروسافت اکسل، می‌توانید از چندین فرمت مختلف برای نمایش ساعت کار استفاده کنید. در زیر، به برخی از این فرمت‌ها اشاره می‌کنیم:

1. [h]:mm:

فرمت [h]:mm به شما اجازه می‌دهد تا ساعت‌هایی بیشتر از ۲۴ را نمایش دهید و البته اگر ساعتی که نمایش داده می‌شود بیشتر از ۲۴ باشد، به صورت روزانه شمارش خواهد شد. به عبارت دیگر، این فرمت به شما اجازه می‌دهد تا ساعت کار روزانه را به صورت کلی نمایش دهید و اگر مقدار ساعتی که نمایش داده می‌شود بیشتر از ۲۴ باشد، به صورت روزانه شمارش خواهد شد. برای استفاده از این فرمت، ابتدا باید مطمئن شوید که ستون پایان کار و شروع کار به فرمت تاریخ و زمان مناسب تبدیل شده باشند. سپس، می‌توانید از فرمول زیر برای محاسبه مدت زمان کار استفاده کنید: “` =(B2-A2)*24 “` در این فرمول، A2 مقدار تاریخ و زمان شروع کار و B2 مقدار تاریخ و زمان پایان کار است. فرمول ابتدا مقدار تفاوت این دو را به دست می‌آورد و آن را در ۲۴ ضرب می‌کند تا به عدد ساعت تبدیل شود. سپس می‌توانید فرمت [h]:mm را برای نمایش مقدار نهایی استفاده کنید. این فرمت به صورت خودکار مقدار را به صورت ساعت و دقیقه نمایش خواهد داد و اگر ساعتی که نمایش داده می‌شود بیشتر از ۲۴ باشد، به صورت روزانه شمارش خواهد شد.

2. h:mm:ss:

فرمت h:mm:ss در اکسل به شما اجازه می‌دهد تا ساعت، دقیقه و ثانیه را جداگانه نمایش دهید. برای استفاده از این فرمت، ابتدا باید مطمئن شوید که ستون پایان کار و شروع کار به فرمت تاریخ و زمان مناسب تبدیل شده باشند. سپس، می‌توانید از فرمول زیر برای محاسبه مدت زمان کار استفاده کنید: “` =B2-A2 “` در این فرمول، A2 مقدار تاریخ و زمان شروع کار و B2 مقدار تاریخ و زمان پایان کار است. فرمول ابتدا مقدار تفاوت این دو را به دست می‌آورد و نتیجه را به صورت زمان (h:mm:ss) نمایش می‌دهد. سپس می‌توانید فرمت h:mm:ss را برای نمایش مقدار نهایی استفاده کنید. این فرمت به صورت خودکار مقدار را به صورت ساعت، دقیقه و ثانیه نمایش خواهد داد. اگر مقدار ساعتی که نمایش داده می‌شود بیشتر از ۲۴ باشد، به صورت روزانه شمارش خواهد شد.

3. [h]:mm AM/PM:

فرمت [h]:mm AM/PM در اکسل به شما اجازه می‌دهد تا ساعت کار را با استفاده از قالب ساعت 12 ساعته (AM/PM) نمایش دهید. برای استفاده از این فرمت، ابتدا باید مطمئن شوید که ستون پایان کار و شروع کار به فرمت تاریخ و زمان مناسب تبدیل شده باشند. سپس، می‌توانید از فرمول زیر برای محاسبه مدت زمان کار استفاده کنید: “` =(B2-A2)*24 “` در این فرمول، A2 مقدار تاریخ و زمان شروع کار و B2 مقدار تاریخ و زمان پایان کار است. فرمول ابتدا مقدار تفاوت این دو را به دست می‌آورد و آن را در ۲۴ ضرب می‌کند تا به عدد ساعت تبدیل شود. سپس، می‌توانید فرمت [h]:mm AM/PM را برای نمایش مقدار نهایی استفاده کنید. این فرمت به صورت خودکار مقدار را به صورت ساعت و دقیقه نمایش خواهد داد و قبل از نمایش AM/PM برای نشان دادن قسمتی از روز که کار انجام شده، استفاده خواهد شد.

4. [hh]:mm:

فرمت [hh]:mm در اکسل به شما اجازه می‌دهد که ساعت کاری بیشتر از ۱۰۰ ساعت را نمایش دهید. برای استفاده از این فرمت، ابتدا باید مطمئن شوید که ستون پایان کار و شروع کار به فرمت تاریخ و زمان مناسب تبدیل شده باشند. سپس، می‌توانید از فرمول زیر برای محاسبه مدت زمان کار استفاده کنید: “` =(B2-A2)*24 “` در این فرمول، A2 مقدار تاریخ و زمان شروع کار و B2 مقدار تاریخ و زمان پایان کار است. فرمول ابتدا مقدار تفاوت این دو را به دست می‌آورد و آن را در ۲۴ ضرب می‌کند تا به عدد ساعت تبدیل شود. سپس، می‌توانید فرمت [hh]:mm را برای نمایش مقدار نهایی استفاده کنید. این فرمت به صورت خودکار مقدار را به صورت ساعت و دقیقه نمایش خواهد داد و اگر ساعتی که نمایش داده می‌شود بیشتر از ۱۰۰ باشد، به صورت شمسی در روزانه شمارش خواهد شد.

5. mm:ss:

فرمت mm:ss به شما اجازه می‌دهد که مدت زمان کار را به صورت دقیقه و ثانیه نمایش دهید. فرمت mm:ss در اکسل به شما اجازه می‌دهد که مدت زمان کار را به صورت دقیقه و ثانیه نمایش دهید. برای استفاده از این فرمت، ابتدا باید مطمئن شوید که ستون پایان کار و شروع کار به فرمت تاریخ و زمان مناسب تبدیل شده باشند. سپس، می‌توانید از فرمول زیر برای محاسبه مدت زمان کار استفاده کنید: “` =(B2-A2)*1440 “` در این فرمول، A2 مقدار تاریخ و زمان شروع کار و B2 مقدار تاریخ و زمان پایان کار است. فرمول ابتدا مقدار تفاوت این دو را به دست می‌آورد و آن را در ۱۴۴۰ ضرب می‌کند تا به عدد دقیقه تبدیل شود. سپس، می‌توانید فرمت mm:ss را برای نمایش مقدار نهایی استفاده کنید. این فرمت به صورت خودکار مقدار را به صورت دقیقه و ثانیه نمایش خواهد داد. بعضی از این فرمت‌ها، بسته به نوع داده‌هایی که در اکسل دارید، ممکن است مناسب نباشند. بنابراین، قبل از انتخاب هر فرمتی، بهتر است با توجه به نوع داده و نحوه استفاده، فرمت مناسب را انتخاب کنید.